Koniks.com - İş Fikirleri Düşünce Havuzu

Ana Sayfa

Forumlar

Yönetim Ve Liderlik

Etkin Yönetim Becerileri

Gerçek Bir Yönetici Projeyi Nasıl Yönetir?

Not: Yorum gönderebilmek için kayıt olmalısınız.
Kayıt olmak için, buraya tıklayınız. Kayıt ücretsizdir!

Yorum gönder

Kullanıcı adı:

Şifre:

Biçim:

Mesaj İkonları:

[quote][i]Yazıyı gönderen - dt_turan[/i][br]Her proje şirket içinde değişiklik, her değişiklik de yeni beklentiler anlamına geliyor. Peki, proje yöneticisi olarak sizin ve projeden etkilenecek kişilerin beklentisi aynı mı? Beklenti oyununu kazanmak istiyorsanız aşağıdaki 4 hatadan uzak durun.

Hiç şirketiniz ve çalışanlar için harika olduğuna inandığınız bir projeye başlayıp çok kötü sonuçlar elde ettiğiniz oldu mu? Projenin başında söylediğiniz her şeyi yaptınız ancak müşteriniz, çalışanlarınız ya da patronlarınız yine de memnun olmadı.
   
Sırf sözlü bildirimlerle yapılan değişiklikler nedeniyle kötü sonuçlanan projeler görmek mümkün. Proje yöneticisi istenen değişiklikleri yazıya dökmediği ve bunun toplam fiyatı nasıl etkileyeceği konusunda bir açıklama yapmadığında, müşteriyle proje yöneticisi arasında anlaşmazlık yaşanabilir. Müşteri her zaman haklı olduğu için de proje yöneticisi olarak fazladan iş yapmak zorunda kalırsınız. Şirkete büyük değişiklik getirecek bir projede ilerledikçe, değişiklik yapmanız kaçınılmazdır.
 
Toplantı odasında insanlara projenizi anlatıyorsunuz ama hepsinin yüzünde olumsuz bir ifadeyle karşı karşıyasınız. Odada bulunan kişiler sizin aylarca üzerinde çalışıp emek harcadığınız projenin hiçbir işlerine yaramayacağını söylüyor. Günlerinizi harcadığınız çalışmanızı saatlerdir anlatıyorsunuz ama karşınızdakiler mutsuz bir ifade takınmış, söylediklerinizi hayal kırıklığıyla dinliyorlar. Çünkü projeyle ilgili kendi beklentilerinizi ve karşınızdakilerin beklentilerini karşılayamadınız. Beklenti oyununu kaybettiniz...

Burada örneklenen ve genel olarak proje yönetimindeki problem, iletişimde yaşanan aksaklıklardır. Karl Walinskas ’a göre aşağıda örneklediğimiz 4 hata bu iletişim problemine yol açan inanışları oluşturuyor. Şirketiniz için başarıyla sonuçlanacak değişimler hedefliyorsanız, bu alışılagelmiş 4 hatadan uzak durun.

[b]Sonuçlar Hakkında Çok Açık ve Kesin Bilgiler Vermeyin[/b] 
‘Sonuçlar hakkında muğlak konuşursak, işler planlandığı gibi gitmediğinde bize hesap sorulacak fazla bilgi vermemiş oluruz. Proje hakkında genel fikirlerden bahsederek bunu engelleyebiliriz.’ Bu kesinlikle yanlış bir inanış. Yaptığınız iş ve projenin sonuçları konusunda açık ve kesin bilgiler vermelisiniz. Böylece karşınızdaki insanlar beklentilerinde daha gerçekçi veriler üzerine odaklanırlar.

Başta verdiğimiz örneği ele alalım. Herkesin projenin nasıl bir değişiklik getireceğini, uygulamadan sonra şirket içinde ne gibi değişiklikler olacağını bildiğini zannediyordunuz. Bundan önce de defalarca toplantı yapıp projeye öyle başladınız. Ancak masadaki herkesin farklı istekleri ve beklentileri vardı. Onları duydunuz ama gerçekten dinlemediniz. Müşterinize ona ne verebileceğinizi söylediniz ama ne veremeyeceğinizi söylemediniz. Projenin sonuç aşamasında kendinizi, hayal kırıklığı içindeki insanlara bakarak kendinizi savunurken buldunuz ki bu içinde bulunmak isteyebileceğiniz en son durum. Müşteriniz veya çalışanlarınız sizden daha fazlasını veya daha farklı bir şey beklerken karşılarında tamamen beklemedikleri bir şey buldu.

İşinizi geliştirmeyi ve etrafınızdaki insanların da sizinle beraber başarılı olmalarını istiyorsanız, yeni gelişmelerden sonra insanlara hayatlarının nasıl değişeceği konusunda açık ve kesin bilgiler vermelisiniz. Çalışanlarınız sizin müşterinizdir. Şirketiniz ne kadar kar edecek? Eğer işler beklediğiniz gibi giderse kaç kişiyi işe alacaksınız veya kaç kişiyi işten çıkaracaksınız? Prim sistemi nasıl çalışacak? Tüm bunları yazıya dökün. Bu insanlara odaklanacakları bir şeyler verir, gerçekçi beklentiler edinmelerine yardımcı olur.

[b]Sözlü Bildirimle Değişiklik Yapılabilir[/b]
Projenin ilerleme sürecinde, müşteriniz bazı değişiklikler veya eklemeler yapmak isteyecektir. Siz projeye devam ederken hedefler, sonuçlar ve gidilecek yollar hakkında değişiklik yapmak gerekebilir. Ancak her projenin bedeli önceden belirlenmiştir. Başlangıçta size hiç bahsedilmemiş şeyler sizden istenebilir, bunları gerçekleştirmeniz mümkün bile olmayabilir. Bu nedenle projeden etkilenecek kişiler, çalışanlar ve paydaşların bilgisinin olması için, gerekli değişiklikleri yazıya dökerek onlara ulaştırın. Böylece iletişimde ortaya çıkacak aksaklıkları önlemiş olursunuz.

[b]Sonuca Yaklaşırken Her Şey Yoluna Girer [/b]
Bu hataya hiçbir zaman düşmeyeceğinizi sanıyorsanız, yanılıyorsunuz. En deneyimli proje yöneticilerinin bile bu hataya düşüp işlerin kontrolden çıkmasına neden olduklarını göreceksiniz.

Bazen proje yöneticileri olaylara genel bir çerçeveden baktıkları için detayları göremeyebilirler. Yapılacak değişiklikten etkilenecek kişilerin yani çalışanlarınız veya müşterilerinizin şikayetlerini ve yorumlarını dikkate alın. İş sonuçlandığında ve insanlar yeni sürece alıştıklarında her şeyin yoluna gireceğini düşünerek söylenenleri kulak ardı etmeyin. Bazen sizin doğru gördüğünüz şey yanlış olabilir. Liderler ağaçlara odaklanır ve ormanı görmezler. İnsanların söylediklerini dikkate alın, beklenti oyununda son anda hayal kırıklığına uğramayın.

[b]Herkesin Her şeyi Bilmesi Gerekmez[/b] 
Bu en çok görülen yönetici hatalarından biridir. Artık internet sayesinde herkes her şeye kolayca ulaşabiliyor. İnsanlar internette sörf yapıyor, iş yaşamında ve özel hayatlarında arkadaşları var. Kimin nerede tanıdığı olduğunu bilemezsiniz. Unutmayın, hiçbir şey gizli kalmaz. Buradaki problem şu: eğer neler olup bittiğini siz söylemeyi tercih etmiyorsanız çalışanlarınızın size darılmasına ve işi sabote etmelerine hazırlıklı olun. Eğer şirketinizde büyük bir değişiklik yapıyorsanız, çalışanlarınızı bundan haberdar etmeniz gerekir. Bu herkesi işinize karıştırmak zorunda olduğunuz anlamına gelmiyor, sadece onlara değişiklik hakkında bilgi verip fikirlerini alabilirsiniz. Bu başarılı bir proje yönetiminin temel taşlarından biridir. İnsanların değişikliğe ayak uydurmasını ve sahiplenmesini istiyorsanız, haberi şirket intranetinde yayınlayın, tüm çalışanlara bilgilendirme e-mail’i gönderin, herkesin yaptığınız değişikliği bilmesini sağlayın.

Düşünün ki size birisi proje sunuyor. Projenin gelişimiyle ilgili hiçbir toplantıda bulunmamışsınız, fikriniz sorulmamış, kimse size bilgi vermemiş. Şimdi de biri çıkmış size şirketinize yapacağınız değişikliği ve sonuçlarını anlatıyor. Hemen kabul eder miydiniz? Mutlaka beğenmediğiniz bazı noktalar olurdu.

Bu nedenle projenin başlangıcı, gelişimi, sonuçları ve çalışanların bundan nasıl etkilenecekleri, yaptıkları işlerde ne gibi bir değişiklik yapmaları gerektiğini onlara açık bir şekilde anlatın. Hiç kimseyi bu bilgi ağının dışında bırakmayın. Tüm bunları yaptığınız takdirde beklenti oyununu kazanan siz olacaksınız!

Kaynak: Bu yazı, Kolay İletişim tarafından, KobiFinans için derlenmiştir.

[/quote]

İmzamı yazımın sonuna ekle.
Bu yazıya yorum gönderildiğinde beni email ile uyar.

YORUM YAZILAN YAZI
dt_turan	24/09/2008 : 10:46:36 Her proje şirket içinde değişiklik, her değişiklik de yeni beklentiler anlamına geliyor. Peki, proje yöneticisi olarak sizin ve projeden etkilenecek kişilerin beklentisi aynı mı? Beklenti oyununu kazanmak istiyorsanız aşağıdaki 4 hatadan uzak durun. Hiç şirketiniz ve çalışanlar için harika olduğuna inandığınız bir projeye başlayıp çok kötü sonuçlar elde ettiğiniz oldu mu? Projenin başında söylediğiniz her şeyi yaptınız ancak müşteriniz, çalışanlarınız ya da patronlarınız yine de memnun olmadı. Sırf sözlü bildirimlerle yapılan değişiklikler nedeniyle kötü sonuçlanan projeler görmek mümkün. Proje yöneticisi istenen değişiklikleri yazıya dökmediği ve bunun toplam fiyatı nasıl etkileyeceği konusunda bir açıklama yapmadığında, müşteriyle proje yöneticisi arasında anlaşmazlık yaşanabilir. Müşteri her zaman haklı olduğu için de proje yöneticisi olarak fazladan iş yapmak zorunda kalırsınız. Şirkete büyük değişiklik getirecek bir projede ilerledikçe, değişiklik yapmanız kaçınılmazdır. Toplantı odasında insanlara projenizi anlatıyorsunuz ama hepsinin yüzünde olumsuz bir ifadeyle karşı karşıyasınız. Odada bulunan kişiler sizin aylarca üzerinde çalışıp emek harcadığınız projenin hiçbir işlerine yaramayacağını söylüyor. Günlerinizi harcadığınız çalışmanızı saatlerdir anlatıyorsunuz ama karşınızdakiler mutsuz bir ifade takınmış, söylediklerinizi hayal kırıklığıyla dinliyorlar. Çünkü projeyle ilgili kendi beklentilerinizi ve karşınızdakilerin beklentilerini karşılayamadınız. Beklenti oyununu kaybettiniz... Burada örneklenen ve genel olarak proje yönetimindeki problem, iletişimde yaşanan aksaklıklardır. Karl Walinskas ’a göre aşağıda örneklediğimiz 4 hata bu iletişim problemine yol açan inanışları oluşturuyor. Şirketiniz için başarıyla sonuçlanacak değişimler hedefliyorsanız, bu alışılagelmiş 4 hatadan uzak durun. Sonuçlar Hakkında Çok Açık ve Kesin Bilgiler Vermeyin ‘Sonuçlar hakkında muğlak konuşursak, işler planlandığı gibi gitmediğinde bize hesap sorulacak fazla bilgi vermemiş oluruz. Proje hakkında genel fikirlerden bahsederek bunu engelleyebiliriz.’ Bu kesinlikle yanlış bir inanış. Yaptığınız iş ve projenin sonuçları konusunda açık ve kesin bilgiler vermelisiniz. Böylece karşınızdaki insanlar beklentilerinde daha gerçekçi veriler üzerine odaklanırlar. Başta verdiğimiz örneği ele alalım. Herkesin projenin nasıl bir değişiklik getireceğini, uygulamadan sonra şirket içinde ne gibi değişiklikler olacağını bildiğini zannediyordunuz. Bundan önce de defalarca toplantı yapıp projeye öyle başladınız. Ancak masadaki herkesin farklı istekleri ve beklentileri vardı. Onları duydunuz ama gerçekten dinlemediniz. Müşterinize ona ne verebileceğinizi söylediniz ama ne veremeyeceğinizi söylemediniz. Projenin sonuç aşamasında kendinizi, hayal kırıklığı içindeki insanlara bakarak kendinizi savunurken buldunuz ki bu içinde bulunmak isteyebileceğiniz en son durum. Müşteriniz veya çalışanlarınız sizden daha fazlasını veya daha farklı bir şey beklerken karşılarında tamamen beklemedikleri bir şey buldu. İşinizi geliştirmeyi ve etrafınızdaki insanların da sizinle beraber başarılı olmalarını istiyorsanız, yeni gelişmelerden sonra insanlara hayatlarının nasıl değişeceği konusunda açık ve kesin bilgiler vermelisiniz. Çalışanlarınız sizin müşterinizdir. Şirketiniz ne kadar kar edecek? Eğer işler beklediğiniz gibi giderse kaç kişiyi işe alacaksınız veya kaç kişiyi işten çıkaracaksınız? Prim sistemi nasıl çalışacak? Tüm bunları yazıya dökün. Bu insanlara odaklanacakları bir şeyler verir, gerçekçi beklentiler edinmelerine yardımcı olur. Sözlü Bildirimle Değişiklik Yapılabilir Projenin ilerleme sürecinde, müşteriniz bazı değişiklikler veya eklemeler yapmak isteyecektir. Siz projeye devam ederken hedefler, sonuçlar ve gidilecek yollar hakkında değişiklik yapmak gerekebilir. Ancak her projenin bedeli önceden belirlenmiştir. Başlangıçta size hiç bahsedilmemiş şeyler sizden istenebilir, bunları gerçekleştirmeniz mümkün bile olmayabilir. Bu nedenle projeden etkilenecek kişiler, çalışanlar ve paydaşların bilgisinin olması için, gerekli değişiklikleri yazıya dökerek onlara ulaştırın. Böylece iletişimde ortaya çıkacak aksaklıkları önlemiş olursunuz. Sonuca Yaklaşırken Her Şey Yoluna Girer Bu hataya hiçbir zaman düşmeyeceğinizi sanıyorsanız, yanılıyorsunuz. En deneyimli proje yöneticilerinin bile bu hataya düşüp işlerin kontrolden çıkmasına neden olduklarını göreceksiniz. Bazen proje yöneticileri olaylara genel bir çerçeveden baktıkları için detayları göremeyebilirler. Yapılacak değişiklikten etkilenecek kişilerin yani çalışanlarınız veya müşterilerinizin şikayetlerini ve yorumlarını dikkate alın. İş sonuçlandığında ve insanlar yeni sürece alıştıklarında her şeyin yoluna gireceğini düşünerek söylenenleri kulak ardı etmeyin. Bazen sizin doğru gördüğünüz şey yanlış olabilir. Liderler ağaçlara odaklanır ve ormanı görmezler. İnsanların söylediklerini dikkate alın, beklenti oyununda son anda hayal kırıklığına uğramayın. Herkesin Her şeyi Bilmesi Gerekmez Bu en çok görülen yönetici hatalarından biridir. Artık internet sayesinde herkes her şeye kolayca ulaşabiliyor. İnsanlar internette sörf yapıyor, iş yaşamında ve özel hayatlarında arkadaşları var. Kimin nerede tanıdığı olduğunu bilemezsiniz. Unutmayın, hiçbir şey gizli kalmaz. Buradaki problem şu: eğer neler olup bittiğini siz söylemeyi tercih etmiyorsanız çalışanlarınızın size darılmasına ve işi sabote etmelerine hazırlıklı olun. Eğer şirketinizde büyük bir değişiklik yapıyorsanız, çalışanlarınızı bundan haberdar etmeniz gerekir. Bu herkesi işinize karıştırmak zorunda olduğunuz anlamına gelmiyor, sadece onlara değişiklik hakkında bilgi verip fikirlerini alabilirsiniz. Bu başarılı bir proje yönetiminin temel taşlarından biridir. İnsanların değişikliğe ayak uydurmasını ve sahiplenmesini istiyorsanız, haberi şirket intranetinde yayınlayın, tüm çalışanlara bilgilendirme e-mail’i gönderin, herkesin yaptığınız değişikliği bilmesini sağlayın. Düşünün ki size birisi proje sunuyor. Projenin gelişimiyle ilgili hiçbir toplantıda bulunmamışsınız, fikriniz sorulmamış, kimse size bilgi vermemiş. Şimdi de biri çıkmış size şirketinize yapacağınız değişikliği ve sonuçlarını anlatıyor. Hemen kabul eder miydiniz? Mutlaka beğenmediğiniz bazı noktalar olurdu. Bu nedenle projenin başlangıcı, gelişimi, sonuçları ve çalışanların bundan nasıl etkilenecekleri, yaptıkları işlerde ne gibi bir değişiklik yapmaları gerektiğini onlara açık bir şekilde anlatın. Hiç kimseyi bu bilgi ağının dışında bırakmayın. Tüm bunları yaptığınız takdirde beklenti oyununu kazanan siz olacaksınız! Kaynak: Bu yazı, Kolay İletişim tarafından, KobiFinans için derlenmiştir.
SON 3 YORUM (En yenisi en önce gösteriliyor)
masal06	15/11/2014 : 16:15:32 Türk ve Japon şirketleri arasında bir kürek yarışı düzenlenmesine karar verildi. Japonların takımında 8 kişi kürek çekiyor, 1 kişi dümencilik yapıyordu. Türk Takımında ise 2 kişi kürek çekiyor, 3 kişi şeflik 3 kişi müdürlük yapıyor 1 kişi de dümeni kullanıyordu. Her iki takımda, performanslarının en üst düzeyine varabilmek için uzun ve zorlu bir hazırlık döneminden geçti. Büyük gün geldi ve iki takım da, kendini hazır hissediyordu. Japonlar yarışı bir kilometre farkla kazandılar... Yarış sonrası Türk takımı çok sarsılmıştı. Türk Şirket yönetimi yarışın açık farkla kaybedilmesinin nedeninin bulunmasına karar verdi. Yapılan araştırmalar, analizler ve uzun çalışmalar sonucu düzenlenen raporlara göre hata bulundu ve çözüm önerisi getirildi. Çözüm olarak yönetimdeki düzeni güçlendirmek için 1 genel müdür atandı, ve sandal daki ağırlığı dengelemek için kürekçi sayısı da 1 e indirildi. Japonlara yeni bir yarış teklif etme kararı alındı. 9 kişilik Türk takımı Japonlarla bir yarış yapmak üzere yeniden yapılandı. Japonların takımında yine 8 kişi kürek çekiyor, 1 kişi dümencilik yapıyordu. Türk Takımında ise yeni yapılanma şekli şöyleydi, 1 Genel müdür 3 Bölgesel müdür 3 Dümen şefi 1 Dümenci 1 Kürekçi İkinci yarışı Japonlar iki kilometre arayla kazandılar. Tepesi atan Türk şirketi yönetim kurulu hemen harekete geçti. Yarışın kaybedilmesinden sorumlu tutulan kürekçi kovuldu, müdürlere ve diğer personele sorunun çözümüne olan katkılarından dolayı ikramiye verildi.
kayrans	15/04/2010 : 23:47:28 bütün arkadaşlara yorumlarından dolayı teşekkür ediyorum.
masal06	26/09/2009 : 14:16:46 Tabiiki Böyle Değil:))

0.83 saniye.
17:46:17, 21 Kasım 2024, Perşembe

Buradaki yazılar, yazarlarının ve Koniks.com^®'un izni olmaksızın hiçbir yazılı, görsel yada sesli yayın organında yayınlanamaz. Eğitim amacı dışında, herhangi bir şekilde çoğaltılması yasaktır. Eğitim amaçlı çoğaltıldığı durumlarda, yazarla ilgili bilgilerin ve URL'nin belirtilmesi zorunludur.

Bu web sitesi bilgilendirme amacıyla iyi niyetle, amatör bir ruhla hazırlanmıştır ve yer alan her türlü bilgi genel nitelikte olup, doğruluğu, eksiksiz olması, güvenilirliği, yeterliliği ve güncelliği hiçbir surette sitemiz tarafından garanti ve taahhüt edilmemektedir. Yer alan görüş ve yorumlar tamamen Koniks.com üyelerinin kişisel görüşlerini yansıtmaktadır. Sadece burada yer alan bilgilere dayanılarak iş kurma/yatırım kararı verilmesi, beklentilerinize uygun sonuçlar doğurmayabilir ve söz konusu bilgilere dayanılarak alınacak kararların neticesinde oluşabilecek yanlışlık veya zararlardan Koniks.com sorumlu tutulamaz.